EHR‑Implementierungsprojektteam – Rollen und Verantwortlichkeiten im Jahr 2025

Beim Einführen eines neuen EHR-Systems ist es wichtig, ein EHR-Implementierungsteam mit einer breiten Mischung aus Fähigkeiten und Fachwissen aufzubauen.

Nachdem Unternehmen die strategische Entscheidung getroffen haben, ein EHR-System zu kaufen, glauben sie oft, dass der Grossteil der Arbeit bereits erledigt ist, allein durch die Investition in Technologie.

Doch der Aufbau eines guten Teams bleibt eine zentrale Aufgabe und erfordert weiterhin Aufmerksamkeit. Unabhängig von der Grösse der EHR-Implementierung ist eine sorgfältige Auseinandersetzung mit den verschiedenen Rollen im EHR-Implementierungsteam notwendig.

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Dieser Artikel beschreibt die Rollen, die besetzt werden müssen, um ein erfolgreiches Team aufzubauen. Der Artikel behandelt:

• Eigenschaften eines guten Teams
• Projektleitungsteam
• Analyse und Entwicklung – das Team im Team
• Weitere Schlüsselrollen

Was ist das EHR-Implementierungsteam?

Das EHR-Implementierungsteam ist eine Gruppe von Spezialisten, die für die Planung, das Design, das Testen und die Einführung eines elektronischen Gesundheitsaktensystems in einer Gesundheitseinrichtung verantwortlich sind.

Welche Eigenschaften hat ein gutes EHR-Implementierungsteam?

Wie jede erfolgreiche Einheit benötigt auch ein EHR-Implementierungsteam die richtige Kombination aus Führungs- und operativen Fähigkeiten.

Bei der Entscheidung, wer Teil des Teams sein soll, sollten klare Ziele definiert und eine gemeinsame Vision für die EHR-Implementierung entwickelt werden.

Dieses Gremium, das in der Regel als Steuerungskomitee bezeichnet wird, kann den Implementierungsprozess massgeblich beeinflussen oder scheitern lassen.

Das Führungsteam sollte über folgende Eigenschaften verfügen:

• Vielfältige berufliche Hintergründe
• Nachweisbare Erfahrung aus früheren Implementierungsprojekten
• Bereitschaft, Zeit für regelmässige Team-Abstimmungen aufzubringen
• Eine durchgehend positive Haltung gegenüber dem Prozess
• Eine klar benannte Teamleitung mit Entscheidungsbefugnis

Wer gehört zum Projektleitungsteam bei der EHR-Implementierung?

Manchmal benötigt ein grosses Projekt einen Projektleiter, der einen Projektmanager übergeordnet koordiniert. Bei kleineren Budgets kann jedoch eine einzelne Person sowohl die Rolle des Projektleiters als auch die des Projektmanagers übernehmen.

Im Folgenden betrachten wir den Projektleiter als einen der zentralen Stakeholder eines EHR-Projekts.

Projektleiter

Rollen

• Teammanager
• Motivator
• Leistungsmanager
• Organisator
• Problemlöser

Verantwortlichkeiten

• Treffen finaler Entscheidungen zum Projektplan der EHR-Implementierung
• Koordination mit Stakeholdern
• Ressourcenmanagement
• Risikomanagement

Erforderliche Fähigkeiten

• Anpassungsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Vision
• Entscheidungsfreude
• Zeitmanagement
• Zugänglichkeit
• Vertrautheit mit Healthcare-IT
• Führungskompetenz
• Problemlösungsfähigkeit

Idealerweise ist diese Person technisch versiert und verfügt über frühere Erfahrung bei der Implementierung von EHR-Systemen.

Zu den Aufgaben des EHR-Teamleiters gehört die Gesamtverantwortung für den Projekterfolg, einschliesslich der Erfüllung von Anforderungen und der Einhaltung von Fristen für den Rollout des neuen EHR-Systems.

Der EHR-Teamleiter trifft die finalen Entscheidungen zum Implementierungsplan und ist ein zentraler Stakeholder im gesamten Prozess.

Diese Person überwacht den gesamten Ablauf und arbeitet eng mit dem Projektmanager sowie anderen Abteilungsleitern zusammen.

Projektmanager

Rollen

• Koordinator
• Problemlöser
• Zeitplanmanager

Verantwortlichkeiten

• Erstellung eines Lieferzeitplans
• Dokumentation der Anforderungen und Abstimmung einzelner Zeitplanelemente
• Definition von Erwartungen und Abhängigkeiten
• Einholung von Aufwandsschätzungen bei Anbietern und Entwicklern
• Koordination externer Anbieter
• Aufgabenverteilung
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheitsvorschriften

Erforderliche Fähigkeiten

• Fähigkeit, Teams über unterschiedliche Fachbereiche und Unternehmen hinweg zu koordinieren
• Strategische Planung
• Hohe Detailgenauigkeit
• Kommunikationsstärke
• Vertrautheit mit Healthcare-IT
• Verantwortungsbewusstsein
• Geduld
• Konfliktlösungsfähigkeit

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass das Projekt kontinuierlich voranschreitet. Seine Aufgabe ist es, die Lieferergebnisse zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt und den definierten Umfang einhält.

Damit das Projekt erfolgreich ist, müssen Strategie-, Design-, Entwicklungs-, Implementierungs- und Testphasen eng ineinandergreifen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, diese Prozesse zu koordinieren und zu unterstützen.

Dies kann bedeuten, dass der Projektmanager für die Planung implementierungsbezogener Meilensteine verantwortlich ist, etwa für Hardware-Installationen oder Software-Go-live-Termine. Er oder sie muss praxisnah arbeiten und gleichzeitig in der Lage sein, Aufgaben bei Bedarf effektiv zu delegieren.

Dmytro Sosnovyk

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Wie trägt das Analyse- und Entwicklungsteam zur EHR-Implementierung bei?

Das Analyse- und Entwicklungsteam ist tatsächlich ein Team im Team. Es ist stark technisch geprägt und weiss, wie entscheidend seine Arbeit für den Gesamterfolg des Projekts ist.

Häufig setzt dieses Team interne technische Fristen, die parallel zu den Team-Deadlines laufen, jedoch nicht Teil des sichtbaren Projektplans sind.

Applikationsanalyst

Rollen

• Datenanalyst
• Berater
• Entscheidungsträger
• Problemlöser

Verantwortlichkeiten

• Planung des Entwicklungsprozesses
• Analyse der Entwicklung von EHR-Systemen
• Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung einer EHR-Applikation
• Überwachung der Informationsqualität und der Compliance
• Datensammlung und -analyse
• Umsetzung von Upgrades
• Zusammenarbeit mit medizinischen Dienstleistern und Administratoren zur Entscheidungsfindung und Problemlösung
• Berichterstattung über Status, Fortschritt und Ergebnisse des Projekts

Erforderliche Fähigkeiten

• Problemlösungsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Medizinische Kodierung
• Entwicklung von Informationssystemen
• Hohe Detailgenauigkeit

Die Aufgabe des Applikationsanalysten besteht darin, die Ideen und Konzepte des Krankenhauses mit dem Applikationsentwicklungsteam abzustimmen, um zu bewerten, was technisch umsetzbar ist.

Nur durch das Sammeln von EHR-Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen, von Teammitgliedern und Endanwendern kann der Applikationsanalyst diese Erkenntnisse in ein technisches Format überführen, das Entwickler in der Designphase nutzen können.

Idealerweise verfügt der Applikationsanalyst über klinische Erfahrung, da dies hilft, die täglichen Anforderungen des Krankenhauspersonals besser zu verstehen.

Applikationsentwickler

Rollen

• Technischer Experte
• Datenmanager

Verantwortlichkeiten

• Entwicklung intuitiver EHR-Systeme
• Optimierung von Workflow-Management-Plattformen
• Definition von Interoperabilitätsstandards zur Ermöglichung eines reibungslosen Datenaustauschs zwischen Systemen
• Verbesserung des Managements und Schutzes von Patientendaten
• Integration neuer Innovationen und Technologien in Gesundheitssysteme

Erforderliche Fähigkeiten

• Programmiersprachen
• Datenbankmanagement
• API-Integration
• Design von Systemarchitekturen
• Sicherheit und Compliance
• Kommunikationsfähigkeit
• Problemlösungsfähigkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Hohe Detailgenauigkeit

Die Aufgabe des Applikationsentwicklers besteht darin, Anwendungen fuer die klinischen Anforderungen des Krankenhauses zu entwerfen und umzusetzen, wie sie vom Applikationsanalysten definiert wurden.

Typische Anwendungsfälle in der Applikationsentwicklung betreffen unterschiedliche Anforderungen von Notaufnahme, Operationssaal, Radiologie, Intensivstation und weiteren Bereichen.

Entscheidend ist, dass der Entwickler die Bedürfnisse jeder Abteilung versteht, um nützliche und praxisnahe Benutzeroberflächen zu erstellen, wie sie vom Applikationsanalysten konzipiert wurden.

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Welche Rollen gibt es im EHR-Implementierungsteam?

Zu den Rollen im EHR-Implementierungsteam gehören Projektleiter, Projektmanager, Applikationsanalyst, Entwickler, QA-Ingenieur, IT-Leiter, Super User, Physician Champion, Pflegeleitung und MA-Leitung.

Quality Assurance Test Engineer (QA-Testingenieur)

Rollen

• Prüfer
• Bug-Reporter
• Bug-Koordinator

Verantwortlichkeiten

• Softwarebewertung
• Identifikation, Vermeidung und Behebung von Fehlern
• Dokumentation des Testfortschritts
• Entwicklung einer Teststrategie
• Planung von Testfällen
• Festlegung von Qualitätsstandards
• Auswahl von Testwerkzeugen
• Performancetests
• Sicherheitstests

Erforderliche Fähigkeiten

• Technischer Hintergrund
• Verständnis für die Besonderheiten medizinischer Anwendungen
• Programmiersprachen
• Testmanagement und Bug-Tracking
• Kommunikationsfähigkeit
• Problemlösungsfähigkeit
• Hohe Detailgenauigkeit

Tests sind ein zentraler Bestandteil jeder EHR-Implementierung. Sobald der Applikationsentwickler die verschiedenen Abteilungen mit den benötigten EHR-Systemoberflächen ausgestattet hat, beginnt die Testphase.

Erfolgreiche EHR-Implementierungen benötigen einen QA-Testingenieur, der mit den Anforderungen eines Gesundheitsdeployments vertraut ist und das System aus unterschiedlichen Perspektiven testen kann.

Hilfreich ist zudem ein klinischer Hintergrund. Wer die Abläufe im klinischen Umfeld kennt, versteht die Realität des Krankenhausalltags deutlich besser.

IT-Leiter (Leiter Informationstechnologie)

Rollen

• Supervisor
• Qualitätsprüfer
• Workflow-Manager

Verantwortlichkeiten

• Workflow-Planung
• Onboarding
• Beseitigung technischer Blocker
• Festlegung von Projektspezifikationen und technischer Ausrichtung
• Aufbau eines Rahmens für Prozesse und technische Standards
• Analyse bestehender Abläufe und Softwarequalität
• Technologieevaluation und -integration

Erforderliche Fähigkeiten

• Programmierung
• Führungskompetenz
• Technisches Mentoring
• Systemtests
• Analytisches Denken
• Projektmanagement
• Kommunikationsfähigkeit
• Change Management

Die Aufgabe des IT-Leiters besteht darin, sicherzustellen, dass alle Aspekte der Software- und Hardwarebereitstellung – einschliesslich Computer, Drucker und Scanner – reibungslos umgesetzt werden.

Der IT-Leiter ist die zentrale Anlaufstelle für Endanwender, wenn Fragen zum Implementierungsprozess oder zur Funktionsweise von Software und Hardware auftreten.

Viele IT-Leiter stellen fest, dass sie während solcher Implementierungen viel Zeit für Schulungen und die Einweisung von Mitarbeitenden aufwenden müssen. Dabei ist Geduld besonders wichtig, vor allem im Umgang mit neuer Technologie.

Super User

Rollen

• Effektiver Kommunikator
• Change Agent
• Vertreter der Abteilung

Verantwortlichkeiten

• Verständnis der Systemänderungen
• Kommunikation der Änderungen an Endanwender
• Unterstützung der Endanwender bei Systemänderungen
• Identifikation potenzieller Systemprobleme
• Entwicklung von Workarounds
• Fehlerbehebung zur Vermeidung von Workflow-Unterbrechungen

Erforderliche Fähigkeiten

• Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Detailgenauigkeit
• Klinische Kompetenz
• Technische Expertise
• Didaktische Fähigkeiten
• Geduld
• Empathie
• Change Management
• Problemlösungsfähigkeit

Diese Rolle wird in der Regel von internen Mitarbeitenden übernommen. Super User erhalten vor der Implementierung eine spezielle Schulung zur Nutzung des EHR-Systems.

Ziel ist es, sie so zu positionieren, dass sie Kenntnisse aus den Bereichen des IT-Leiters, etwa Hardware, sowie aus dem Analyse- und Entwicklungsteam erwerben, beispielsweise zur optimalen Nutzung neuer Benutzeroberflächen zur Verbesserung bestehender Prozesse.

Je nach Projektumfang werden Super User gelegentlich auch gebeten, weitere Super User zu rekrutieren und zu schulen.

Super User sind meist engagierte Mitarbeitende, die neben ihren regulären Aufgaben Verantwortung für ein Projekt übernehmen und dabei ihre Fähigkeiten erweitern möchten.

Physician Champion

Rollen

• Schnittstelle zwischen den Ärzten der Organisation und dem EHR-Implementierungsteam
• Referenzperson für klinische Arbeitsweisen und die Erwartungen der Ärzte an das System

Verantwortlichkeiten

• Laufende Information der Ärzte über den Fortschritt der EHR-Implementierung
• Sicherstellung der Akzeptanz des EHR-Projekts unter den Ärzten
• Förderung und Umsetzung von Änderungen zum Nutzen der Ärzte und ihrer Patienten
• Einholung von Feedback und Bearbeitung von Bedenken
• Überwachung und Berichterstattung zur Systemnutzung und zu Problemen
• Unterstützung bei Schulung und Weiterbildung

Erforderliche Fähigkeiten

• Projektmanagement
• Change Management
• Technische Expertise
• Führungs- und Organisationsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Administrative Fähigkeiten

Diese wichtige Rolle ist besonders bei grossen EHR-Implementierungen sichtbar. Hochqualifizierte Ärzte können sich aufgrund ihrer senioren Position manchmal vom restlichen Team distanzieren.

Daher erfordert diese Rolle eine Person, die gezielt darauf achtet, spezialisierte Ärzte kontinuierlich über den Projektfortschritt zu informieren.

So wird der Physician Champion zu einer zentralen Wissensquelle – sowohl für den Projektstatus als auch für die Erwartungen der Ärzte an das System.

Pflegeleitung und MA-Leitung

Rollen

• Die Pflegeleitung nimmt eine zentrale Rolle im Pflegeteam ein und fungiert als Impulsgeber
• Die MA-Leitung spielt eine zentrale Rolle im Team der medizinischen Assistenten

Verantwortlichkeiten

• Die Pflegeleitung muss klinische Workflows verstehen, Pflegepersonal für Veränderungen begeistern und Konsens fördern
• Die MA-Leitung muss die Arbeitsabläufe der medizinischen Assistenten verstehen, diese motivieren und zur Zusammenarbeit anregen

Erforderliche Fähigkeiten

• Pflegeleitung: Empathie, Respekt, klare Vision und strategischer Fokus, Zugänglichkeit, Coaching, Mitarbeiterentwicklung
• MA-Leitung: Kenntnisse grundlegender klinischer Verfahren, hohe Detailgenauigkeit, aktives Zuhören, Problemlösungsfähigkeit, Verwaltung medizinischer Akten, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität

Pflegekräfte bevorzugen in der Regel eine eigene Schnittstelle zwischen Pflegeteam und Implementierungsteam. Idealerweise handelt es sich dabei um eine Führungskraft innerhalb der Pflegeeinheit, die von den Kollegen geschätzt wird.

Die Pflegeleitung muss Veränderungen aktiv vorantreiben. Pflegekräfte gehören zu den am stärksten ausgelasteten Mitarbeitenden im Krankenhaus. Neue Systeme einzuführen, stellt daher oft eine besondere Herausforderung dar.

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Wie man ein EHR-Implementierungsprojektteam effektiv managt

Ein erfolgreiches EHR-Implementierungsprojekt erfordert effektives Management, um hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Nachfolgend finden Sie bewährte Ansätze zur richtigen Steuerung eines EHR-Projektteams.

1. Einen starken Projektmanager identifizieren

Ein Projektmanager stellt sicher, dass das EHR-Implementierungsteam Projekte termingerecht liefert, das geplante Budget nicht überschreitet und im definierten Umfang bleibt. Er oder sie gehört zu den zentralen Projekt-Stakeholdern und ist der wichtigste Ansprechpartner für Projektstruktur, Zeitpläne, Planung und Budgets.

2. Eine Projektstruktur erstellen

Eine Projektstruktur ist ein Organisationsdiagramm, das speziell für Ihr EHR-Projekt entwickelt wird. Sie klärt Entscheidungsprozesse, Eskalationswege und zentrale Kommunikationslinien. Zudem erklärt sie die Einbindung des Teams in das Unternehmen sowie die Rolle von Anbietern und Beratern.

Eine klare Projektstruktur hilft dabei zu erkennen, wen man in Entscheidungen einbeziehen muss, wie Probleme eskaliert werden, Verwirrung ueber Entscheidungsbefugnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit im Team sicherzustellen.

3. Einen Projektplan entwickeln

Ein Projektplan sollte zentrale Meilensteine definieren, also Projektfristen mit Abhängigkeiten. Der Projektmanager überwacht den Fortschritt in Bezug auf diese Meilensteine. Zudem sollte der Projektplan Risiken und Massnahmen zur Risikominderung enthalten, falls Meilensteine nicht erreicht werden.

4. Klare Kommunikation etablieren

Kontinuierliche Kommunikation ist entscheidend fuer erfolgreiches Projektmanagement. Alle Teammitglieder sowie Stakeholder und Anbieter müssen wissen, wann und wie kommuniziert wird. Komplexe Projekte wie EHR-Implementierungen erfordern transparente Kommunikationskanäle, die sowohl Erfolge als auch Probleme sichtbar machen.

Geeignete Ansätze sind:

• Regelmässige Meetings zur besseren Zusammenarbeit
• Statusberichte, Dashboards oder Updates zum aktuellen Fortschritt
• Regelmässige Aktualisierung des Projektplans, um flexibel reagieren zu können
• Klare Hierarchien und Kommunikationswege mit Beratern und Anbietern

5. Realistische Zeitpläne festlegen

Realistische Zeitpläne zu Beginn erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses. Sie helfen zudem, das Budget zu schonen und die Zufriedenheit mit dem EHR-System zu steigern.

Die Rolle von KI und Automatisierungstools in modernen EHR-Implementierungsteams

Unter idealen Bedingungen sollte Ihr EHR-Implementierungsteam das System integrieren und reibungslos betreiben und dabei möglichst wenig Zeit benötigen. Wenn Ihnen ein vollständiges Team mit der passenden Erfahrung zur Verfügung steht, ist das vielleicht kein Problem. Aber wenn nicht alle Rollen besetzt sind, werden KI und Tools, die Abläufe automatisieren und vereinfachen, unverzichtbar.

Zum Beispiel kann KI nutzbaren Code liefern, der nur minimale menschliche Aufsicht benötigt, um Fehler auszubessern oder ihn in bestehende Builds einzubinden. Alternativ kann ein KI-Modell genutzt werden, um eine DevOps-Pipeline aufzubauen, die schnellere Iterationen und automatisierte Backups ermöglicht. Das beschleunigt den Prozess und stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen. Das ist sogar für starke Teams mit sehr erfahrenen Fachkräften relevant.

Ein Tool, das Datensynchronisierung und Datenübertragung automatisiert, kann Ihrem EHR-Entwicklungsteam auch helfen, wenn es aus verschiedenen Büros oder vollständig remote arbeitet. KI-Tools eignen sich ausserdem, um Berichte und Zusammenfassungen schnell zu erstellen, sodass alle leicht nachvollziehen können, welche Fortschritte erreicht wurden. Manche halten KI für etwas Spektakuläres, aber oft zeigt sich ihr Wert gerade in diesen alltäglichen Aufgaben.

Ihr Steering Committee kann KI ebenfalls nutzen, um verschiedene Builds zu prüfen, Sicherheitsprotokolle zu testen und Daten aufzurufen, um sicherzugehen, dass sie korrekt gespeichert wurden. Ein Build, der auf den ersten Blick funktioniert, kann im Hintergrund Fehler verbergen. Deshalb ist es wichtig, während des gesamten Prozesses Analysen durchzuführen. KI kann genau das leisten.

Je nach Struktur Ihres Teams kann KI also auf zwei Arten genutzt werden. Erstens kann sie fehlende Teammitglieder oder fehlende Fähigkeiten ersetzen, vorausgesetzt, es wird ein hochwertiges Modell verwendet. Das kann kostspielig erscheinen, aber verglichen mit den Honoraren erstklassiger Experten kann es sogar die günstigere Option sein.

Zweitens kann KI die Arbeitslast des gesamten Teams reduzieren. Sie kann Arbeit zusammenfassen, Informationen teilen oder Routineaufgaben automatisieren. Kurz gesagt: Egal wie Ihr EHR-Team aussieht, es gibt immer sinnvolle Wege, KI als Werkzeug einzusetzen.

Top-Tools fuer das Management von EHR-Implementierungsprojektteams

Eine effektive EHR-Implementierung erfordert enge Abstimmung zwischen verschiedenen Rollen. Die richtigen Tools helfen, Workflows zu optimieren und die Kommunikation zu verbessern.

Jira

Jira ist ein Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverfolgung und Workflow-Steuerung und unterstützt die Zusammenarbeit im EHR-Implementierungsteam.

Vorteile:

• Anpassbare Workflows für unterschiedliche Teamrollen
• Erweiterte Berichte und Analysen zur Fortschrittsverfolgung
• Integration mit verschiedenen Healthcare- und Entwicklungstools

Nachteile:

• Steile Lernkurve für nicht-technische Nutzer
• Kann für kleinere Teams komplex wirken

Kosten:
Kostenlose Version verfügbar. Standardtarif ab 7,53 USD pro Nutzer und Monat.

Trello

Trello bietet ein kartenbasiertes Aufgabenmanagement zur einfachen Organisation von Aufgaben.

Vorteile:

• Einfache Drag-and-Drop-Oberfläche
• Geeignet zur Aufgabenorganisation nach Teamrollen
• Kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen

Nachteile:

• Begrenzte Reporting- und Analysefunktionen
• Weniger geeignet für gross angelegte Healthcare-Projekte

Kosten:
Kostenlose Version verfügbar. Premium ab 10 USD pro Nutzer und Monat.

Microsoft Teams

Ein Kollaborationstool mit Chat, Videokonferenzen und Dateifreigabe für reibungslose Kommunikation im EHR-Team.
Vorteile:

• Sichere Nachrichten- und Dokumentenfreigabe
• Integration mit Microsoft-365-Tools
• Ideal für remote arbeitende EHR-Teams

Nachteile:

• Volle Funktionalität setzt das Microsoft-Ökosystem voraus
• Kann durch Funktionsvielfalt überladen wirken

Kosten:
Ab 4 USD pro Nutzer und Monat (Microsoft Teams Essentials).

Asana

Asana ermöglicht es EHR-Teams, Aufgaben zu strukturieren, Deadlines festzulegen und Verantwortlichkeiten effizient zu verfolgen.

Vorteile:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Unterstützung von Projektmeilensteinen und Teamkoordination
• Integration mit verschiedenen Healthcare-Tools

Nachteile:

• Eingeschränkte Reporting-Funktionen in der kostenlosen Version
• Zusätzlicher Einrichtungsaufwand für Healthcare-spezifische Anforderungen möglich

Kosten:
Kostenlose Version verfügbar; Premium ab 10,99 USD pro Nutzer und Monat.

Dustin Schulze

Senior Business Analyst

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Welche Phasen hat die EHR-Implementierung und wie sind Teammitglieder eingebunden?

Die Implementierung eines EHR-Systems erfordert sorgfältige Planung und präzise Umsetzung. Sie setzt die Zusammenarbeit mehrerer Rollen voraus. Nachfolgend finden Sie die zentralen Phasen der EHR-Implementierung sowie die Beteiligung der jeweiligen Teammitglieder.

1. Planung und Bedarfsanalyse

Beteiligte Teams: Führungsebene, IT-Spezialisten, klinisches Personal, Projektmanager

Vor der Auswahl eines EHR-Systems sollte die Organisation klare Ziele definieren. Arbeitsabläufe werden überprüft und zentrale Anforderungen festgelegt. IT-Spezialisten bewerten die technische Infrastruktur. Klinisches Personal liefert Einblicke in den täglichen Betrieb. Projektmanager stellen sicher, dass alle Stakeholder abgestimmt sind.

2. Anbieterauswahl und Budgetierung

Beteiligte Teams: CIO, IT-Team, Finanzabteilung, Compliance-Beauftragte

Organisationen vergleichen verschiedene EHR-Anbieter und berücksichtigen Faktoren wie Kosten und Skalierbarkeit. Auch Interoperabilität und regulatorische Anforderungen spielen eine zentrale Rolle. Das IT-Team bewertet die Systemfunktionen. Die Finanzabteilung prüft das Budget. Compliance-Beauftragte stellen die Einhaltung von HIPAA und weiteren Vorschriften sicher.

3. Systemdesign und Anpassung

Beteiligte Teams: EHR-Anbieter, IT-Team, klinisches Personal

Nach der Auswahl wird das EHR-System an die Workflows der Gesundheitseinrichtung angepasst. IT-Teams arbeiten eng mit dem Anbieter zusammen, um das System zu konfigurieren. Kliniker stellen sicher, dass Funktionen den Anforderungen der Patientenversorgung entsprechen.

4. Datenmigration

Beteiligte Teams: Datenanalysten, IT-Spezialisten

Bestehende Patientendaten müssen sicher in das neue System übertragen werden. Datenanalysten bereinigen und strukturieren die Daten, während IT-Teams eine reibungslose Migration mit minimalen Ausfallzeiten sicherstellen.

5. Schulung und Change Management

Beteiligte Teams: Schulungsspezialisten, klinisches Personal, Verwaltungspersonal

Die Schulung der Endanwender ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Schulungsspezialisten führen Workshops für Kliniker durch. Change-Management-Teams greifen Bedenken auf und begleiten den Übergang.

6. Testphase und Systemvalidierung

Beteiligte Teams: IT-Team, Super User, Quality-Assurance-Spezialisten (QA)

Vor dem Go-live wird das System umfassend getestet. Super User – speziell geschulte Mitarbeitende – helfen bei der Identifikation von Problemen. QA-Spezialisten prüfen Genauigkeit, Stabilität und Compliance.

7. Go-live und Support

Beteiligte Teams: IT-Support, EHR-Anbieter, Endanwender

Am Tag der Einführung überwachen IT-Support-Teams die Systemleistung und beheben technische Probleme in Echtzeit. Der EHR-Anbieter leistet zusätzliche Unterstützung, um Unterbrechungen zu minimieren.

8. Kontinuierliche Optimierung

Beteiligte Teams: IT-Team, klinisches Personal, Administratoren

Nach der Implementierung wird Nutzerfeedback gesammelt, um Workflows weiter zu verbessern. Regelmässige Systemupdates und Sicherheitsaudits stellen sicher, dass das EHR-System dauerhaft leistungsfähig bleibt.

Jede Phase der EHR-Implementierung erfordert eine enge Zusammenarbeit verschiedener Rollen. So wird ein reibungsloser Übergang ermöglicht und die Patientenversorgung nachhaltig verbessert.

KPIs und Leistungsbewertung für EHR-Implementierungsteams

Um sicherzustellen, dass Ihr EHR-Implementierungsteam erfolgreich arbeitet, müssen grundlegende Monitoring-Prozesse eingerichtet werden. Mithilfe spezialisierter Software und regelmässiger Team-Reports können Sie nachvollziehen, wie sich das System entwickelt. Doch damit diese Analysen verständlich bleiben und zu echten Verbesserungen führen, braucht es sorgfältige Planung.

Beliebige Kennzahlen festzulegen, ist nicht der richtige Weg. Solche Werte liefern nicht nur unklare Informationen, sondern können dem Projekt sogar schaden. Daten wie die Anzahl der verarbeiteten Patienten mögen positiv aussehen, doch oft ist etwas anderes entscheidend – zum Beispiel, wie genau Diagnosen gestellt werden.

Ihr EHR-Entwicklungsteam muss vor allem sicherstellen, dass das System fehlerfrei läuft. Daher wird die Datenqualität zur zentralen Kennzahl. Hat sich die Genauigkeit seit Beginn der Implementierung verbessert? Wie viele Patienten haben immer noch fehlende Informationen oder veraltete Datenpunkte? Solche Werte vermitteln ein deutlich realistischeres Bild über die Servicequalität und den Einfluss des EHR-Systems.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft eine der Hauptaufgaben eines EHR-Systems: Daten leichter zugänglich zu machen. Prüfen Sie, ob relevante Unterlagen von Ärzten mit der richtigen Berechtigung eingesehen oder verwaltet werden können – sowohl für aktuelle als auch für ehemalige Patienten. Gleichzeitig muss die Sicherheit der Umgebung bewertet werden, um sicherzustellen, dass unbefugte Zugriffe konsequent verhindert werden.

Ihr Steering Committee kann die Teamleistung auch über die Überprüfung der Compliance bewerten – ein sinnvoller Schritt für jedes medizinische Unternehmen, das Strafen oder Reputationsschäden vermeiden möchte. Daten müssen in Ihrer Rechtsordnung nach klaren medizinischen Vorgaben gespeichert, verwaltet und gesichert werden.

Zum Schluss sollten Sie analysieren, wie sich die zeitlichen Abläufe der Patienteninteraktionen durch die Implementierung verändern. Zwar empfehlen wir, Qualität vor Quantität zu stellen, doch Geschwindigkeit bleibt ein relevanter Faktor – besonders in kritischen Fällen. Eine schnellere Verarbeitung kann im Ernstfall lebensrettend sein.

Fazit

Bei der Implementierung eines neuen EHR-Systems ist es entscheidend, alle Schritte der Planungsphase sorgfältig zu durchlaufen. Dazu gehört, den Implementierungsprojektplan konsequent einzuhalten und das passende Team zusammenzustellen.

Die richtigen Eigenschaften im Team zu finden, ist dabei immer ausschlaggebend. Wesentliche Merkmale wie eine positive Haltung, Offenheit für Veränderungen und vorhandene Erfahrung sind äusserst wichtig.

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