Wie Maxima in 3 Monaten jährliche CRM‑Kosten einsparte und das Healthtech‑SaaS „Therappy“ startete

In 3 Monaten Entwicklung entsprach das MVP dem Jahresbudget, das Maxima zuvor für sein CRM ausgegeben hatte. Und die Migration von einem generischen EHR zu spezialisierten, intelligenten Betriebssystemen war für Ressourcennutzung und finanzielle Transparenz so grundlegend, dass sich das Projekt zu einer Multi-Tenant-SaaS-Architektur weiterentwickelte: Therappy.

Heute ist Therappy eine B2B-Care-Management-Plattform, die den Therapeuten-Patienten-Markt abdeckt. Die Entstehung des Healthtech-SaaS Therappy zeigt, dass interne operative Reibung manchmal Ihr wertvollstes Asset sein kann.

Das Legacy-CRM konnte mit den Workflows von Maxima nicht mithalten

Die Therapeuten von Maxima arbeiten mit Kindern, Erziehungsberechtigten, regionalen Zentren und versicherungsbezogenen Prozessen. Die meisten Besuche finden zu Hause statt. Deshalb brauchen Therapeuten mobilen Zugriff, Standortunterstützung, schnelle Check-ins und eine einfache Möglichkeit, passende Klienten zu sehen, Sitzungen zu planen und nach jeder Sitzung Notizen hinzuzufügen.

Admins müssen Überweisungen bearbeiten, Services verwalten, Berichte prüfen, Stunden erfassen, Gehaltsabrechnungen vorbereiten und operative Kennzahlen im Blick behalten.

Das alte CRM von Maxima unterstützte diese komplexen Workflows jedoch nicht. Es erlaubte dem Team nicht, eigene Kennzahlen und Datenfelder zu erstellen, um spezialisierte Berichte für einen besseren Gesamtüberblick zu generieren.

Die Gebühr von 1.000 US-Dollar pro Therapeut bot keinen entsprechenden Mehrwert

Das frühere CRM von Maxima wurde zu einer finanziellen Belastung. Es kostete rund 1.000 US-Dollar pro Therapeut und Jahr, bot aber keinen entsprechenden Mehrwert in Bezug auf Produktivität. Es gab keine Möglichkeit, Datenmodelle anzupassen, um spezifische klinische Kennzahlen für strategische Entscheidungen zu verfolgen.

Das Problem mit „Leerzeiten“ und dem Matching von Klienten

Finanzielle Verluste nahmen zu, weil das Matching zwischen Therapeuten und Klienten nicht gut genug funktionierte. Wenn Therapeuten Leerzeiten hatten, verlor die Klinik Umsatz, und Familien mussten länger auf Versorgung warten. Deshalb musste die Plattform Klienten nach Fachgebiet, Standort, Adresse und Sprache mit passenden Therapeuten zusammenbringen.

Ein weiteres Problem in diesem Zusammenhang waren logistische Lücken, die ebenfalls Umsatz kosteten. Jede Stunde, die ein Therapeut im Verkehr von Los Angeles verbrachte oder wegen sprachlicher Diskrepanzen nicht gebucht wurde, reduzierte die abrechenbare Zeit.

Compliance-Anforderungen

Das Produkt musste personenbezogene und medizinische Daten, Überweisungsdokumente, Claim-Workflows, Audit-Trails und langfristige Datenspeicherung unterstützen. S-PRO musste mit HIPAA- und CCPA-bezogenen Anforderungen arbeiten, darunter Action-Logging, Soft-Delete-Logik und strenge Regeln zur 7-jährigen Datenaufbewahrung.

Diese komplexe Compliance erfordert eine enge Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Compliance-Berater.

Feste Deadline zum Jahresende, um eine teure CRM-Verlängerung zu vermeiden

Maxima brauchte ein voll funktionsfähiges MVP vor Beginn des neuen Jahres, um nicht in einen weiteren teuren jährlichen Zahlungszyklus mit dem bisherigen CRM-Anbieter zu geraten. Deshalb musste das Tech-Team schnell vorankommen, harte Entscheidungen treffen und genug Mehrwert liefern, bevor der Kunde das alte CRM für ein weiteres Jahr verlängern musste.

Die SaaS-Version musste bewahren, was bereits funktionierte

Als das Produkt zu Therappy wurde, bestand die Herausforderung darin, die Funktionalität von Maxima so nachzubilden, dass sie auch für andere Kliniken nutzbar wurde. Dafür musste S-PRO die Architektur rund um ein Multi-Tenant-Modell neu aufbauen, bei dem jede Klinik ihr eigenes Konto, eigene Nutzer, Therapeuten, Klienten und Einstellungen haben konnte.

Obwohl das erste MVP in 3 Monaten geliefert wurde, lief die Entwicklung fast 2 Jahre weiter. Nachdem Maximas internes Tool seinen Wert bewiesen hatte, entwickelte sich das Projekt zur B2B-SaaS-Plattform Therappy. Durch die Einführung einer Multi-Tenant-Architektur konnten andere Kliniken der Plattform beitreten und ihre eigenen Organisationskonten, Nutzer, Therapeuten und Klienten selbstständig verwalten, während sie dieselbe Kernfunktionalität nutzten.

Ein gemeinsamer Workspace für Admins, Therapeuten und Erziehungsberechtigte

Für Admins deckt die Plattform Service-Management, Benutzerverwaltung und operative Kennzahlen ab. Therapeuten können Klienten Fälle verwalten, Sitzungen planen und sich vor Ort einchecken. Erziehungsberechtigte erhalten zudem einen klareren Kommunikationskanal, und das System unterstützt sowohl Online- als auch Offline-Betreuung-Abläufe.

Intelligentes Klienten-Matching

Eine der stärksten Produktentscheidungen war das intelligente Matching zwischen Therapeuten und Klienten. Das System bringt verfügbare Klienten mit Therapeuten zusammen, basierend auf Fachgebiet (Speech, PT, OT), Standort (geografische Nähe) und Sprache.

Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Therapeuten Einsätze ablehnen. Gleichzeitig hilft es ihnen, ihre Arbeitszeiten besser auszulasten und die abrechenbare Kapazität zu erhöhen.

Optimierte Reiselogik zur Minimierung von Leerzeiten

Ein weiteres starkes Feature ist die Art, wie die Plattform Standort- und Reise Logik optimiert. Ähnlich wie Uber berechnet das System die geografische Nähe und berücksichtigt reale Verkehrsmuster, um Leerzeiten zu minimieren. Durch die Berücksichtigung von Hauptverkehrszeiten und geofenced Check-ins sorgt die Plattform dafür, dass Therapeuten weniger Zeit im Verkehr verbringen.

Das unterstützt auch die bezogene Vergütung und gibt Admins mehr Vertrauen in die Genauigkeit der Besuchsaufzeichnungen.

Mobiler Check-in für Therapie vor Ort und Payroll ohne Verluste

Da viele Therapeuten vor Ort bei Klienten arbeiten, unterstützt die mobile App Besuchs-Check-ins und Geolokalisierung. Therapeuten können Ankunft und Abfahrt markieren, während die Klinik prüft, ob die Besuche tatsächlich stattgefunden haben.

Die Integration von GPS-getrackten Sitzungen und automatisierter Payroll-Synchronisierung beseitigte das Risiko manueller Eingabefehler und finanzieller Verluste. Das bedeutet: Jede abgerechnete Stunde war auch eine verifizierte Stunde.

Individuelle Dokumente Automatisierung zur Reduzierung repetitiver Arbeit

S-PRO vereinfacht die Berichtserstellung durch einen individuellen Dokumenten-Workflow. Mithilfe von Word-Vorlagen, die in strukturierte Formulare umgewandelt wurden, füllen Therapeuten nur die variablen Felder aus, während das System wiederkehrende Daten automatisch ergänzt.

Referral-Aufnahme mit Document AI

Bei Maxima kommen Referrals häufig als standardisierte PDFs von regionalen Zentren oder ähnlichen Organisationen an. Das manuelle Kopieren dieser Daten ins System war langsam und fehleranfällig. Um manuelle Eingaben und Fehler zu reduzieren, integriert S-PRO Google Document AI zur Verarbeitung von Referraldokumenten. Das System extrahiert Klientennamen, Angaben zum Erziehungsberechtigten, Kontaktinformationen und Servicedaten und legt sie anschliessend zur Prüfung durch Admins ab.

Therappy Smart Assistant

Die Plattform enthält ausserdem einen KI-Assistenten, der mit der Datenbank und der Projektdokumentation verbunden ist. Nutzer können Fragen stellen, zum Beispiel wann ein Besuch geplant war oder wie viele Stunden sie im jeweiligen Monat gearbeitet haben.

Der „Therappy Smart Assistant“ funktioniert derzeit als passiver Agent. Er durchsucht die Datenbank, um Fragen von Klinikern zu beantworten. Die Produkt-Roadmap umfasst jedoch auch die intelligente Erstellung von Datenbankeinträgen und Sitzungsprotokollen über Voice-to-Text-Befehle.

Die Datenlogik war besonders wichtig. Datensätze wurden nicht einfach per Hard Delete entfernt. Stattdessen unterstützte das System Soft Delete und Wiederherstellung, damit das Team eine auditfreundliche Historie behalten konnte, wie von HIPAA gefordert.

Die Plattform wurde zentral für die Arbeit der Klinik. Ein grosser Teil ihrer Wirksamkeit liegt in ihrem breiten Ökosystem aus Drittanbieter-Integrationen:

• ADP für Payroll-Daten
• Salesforce für Kundensynchronisierung
• Jibble für Arbeitszeiterfassung
• Twilio für SMS
• OneDrive für Dokumentenspeicherung
• Google Meet für Online-Schichten
• Google Maps, Geocoding und Routes APIs für die Entfernungserfassung zwischen Schichten
• DocuSign für eSignatur-Dokumente
• Indeed für Stellenanzeigen und Recruiting-Workflows
• Convertio für Dateikonvertierung
• Gmail und Google SDK für E-Mail- und signatur bezogene Abläufe
• Claim.MD für die Einreichung von Versicherungsansprüchen
• Stripe für Kundenzahlungen, wenn die Versicherung eine Leistung nicht abgedeckte

Die Integration von Claim.MD war besonders wichtig für Kliniken, die mit Versicherungen arbeiten. Nach einer Leistung konnte die Klinik einen Erstattungsanspruch einreichen und verfolgen, ob dieser genehmigt, bezahlt oder abgelehnt wurde.

Stripe deckte einen weiteren Fall in der Versorgung ab: Wenn die Versicherung die Zahlung verweigerte, konnte die Klinik eine Rechnung für den Klienten erstellen.

• 4 Backend-Entwickler
• 2 Frontend-Entwickler
• 2 Mobile-Entwickler
• 2 QA Engineers
• 2 Business Analysts
• DevOps-Spezialist
• UX/UI Designer
• Projektmanager
• Support Manager

Der Wechsel von einem Fixed-Price-Modell während des intensiven 3-monatigen MVP-Sprints zu Time & Materials spiegelte eine Beziehung wider, die auf technischem Vertrauen sowie klinischen und finanziellen Ergebnissen basierte.

Ausserdem wurde ein dedizierter S-PRO Support Manager eingebunden, der sich um die technische Stabilität kümmerte. Dadurch konnte sich der Kunde auf B2B-Vertrieb und die Gewinnung neuer Tenants konzentrieren.

Der erste finanzielle Nachweis kam schnell. In 3 Monaten entwickelte S-PRO das MVP zu ungefähr denselben Kosten, die zuvor für ein Jahr des alten CRM angefallen waren. Im vierten Monat besass die Klinik bereits ein eigenes Asset, das dem Unternehmen Wert hinzufügte, statt wiederkehrende Kosten zu verursachen.

Kurz nach dem Launch sah Maxima eine höhere Produktivität in den Abläufen der Therapeuten und eine bessere abrechenbare Kapazität. Die Plattform brachte Validierung, Stundenprüfung, Kennzahlen und Regeln rund um geplante und abgeschlossene Arbeit zusammen. Admins mussten nicht mehr jedes Referral-Detail, jedes Dokumentenfeld, jede Payroll-Berechnung und jeden Claim-Schritt manuell zwischen getrennten Tools übertragen.

Die zukünftige Richtung ist klar: mehr Kliniken, stärker konfigurierbare Workflows, bessere KI-Unterstützung und tiefere Unterstützung für Therapieabläufe. Die Plattform hat bereits das Grundgerüst dafür.

Und vielleicht ist das genau die ehrlichste Erfolgsgeschichte hier.

Therappy begann nicht als glänzende SaaS-Idee auf der Suche nach einem Problem. Es begann als Klinik, die Therapeuten ihre Zeit zurückgeben wollte.