Vorlage für die effektive Übergabe von Projekten

Was ist eine Projektübergabe?

Eine Übergabe ist die Übertragung von Rollen und Verantwortlichkeiten für ein Projekt von einem Unternehmen, einem Team oder einer Person auf eine andere. Es handelt sich um einen Prozess, nicht um ein Ereignis. Die Übergabe eines Projekts dauert in der Regel mehrere Monate, während dieser Zeit das neue Team ihre Rollen und das Produkt als Ganzes vollständig verstehen lernt, um es erfolgreich weiterzuentwickeln.

Eine Projektübergabe, auch Projektabnahme genannt, sollte nahtlos und für die Nutzer des Produkts unbemerkt erfolgen.

Was ist ein Legacy-Projekt in der Softwareentwicklung?

Legacy-Projekte sind veraltet und schwer zu warten und zu erweitern.

Es ist nicht einfach festzulegen, was als Legacy-Projekt gilt, aber es gibt einige Gemeinsamkeiten, die Legacy-Projekte aufweisen. In der Regel sind sie:

• groß
• alt
• übernommen
• schlecht dokumentiert

Wo liegt also der Zusammenhang zwischen Projektübergabe und Legacy-Code? Die Antwort liegt auf der Hand: Legacy-Code ist tatsächlich das Objekt jeder Projektübergabe.

 

Warum Sie eine reibungslose Projektübergabe benötigen

Eine gut geplante und organisierte Projektübergabe von einem Softwareanbieter zu einem anderen bietet Ihnen viele Vorteile, einschließlich:

• Eine reibungslose Übertragung der Projektverantwortlichkeiten für minimalen Geschäftseinfluss
• Die Fähigkeit, schnell jegliche Probleme mit Legacy-Projekten zu lösen, denen das neue Team gegenüberstehen könnte
• Beide Arbeitsteams (das abgehende Team und das eingehende Team) sind auf der gleichen Wellenlänge, was keine Lücken im Produktverständnis bedeutet

Typische Übergabefallen, die Sie vermeiden wollen

Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Übergabe ineffizient durchgeführt werden kann. Unter anderem:

• Die für die Übergabe des Projekts vorgesehene Zeitspanne entspricht nicht dem Umfang des Projekts und den Bedürfnissen beider Teams. Eine kürzere Dauer als für die vollständige Übertragung von Wissen, Code und Artefakten erforderlich, führt dazu, dass eine große Menge an Informationen in einem unrealistisch kurzen Zeitraum übermittelt wird.
• Fehlende Projektdokumentation. Mündliche Kommunikation bei der Übernahme eines Projekts ist viel weniger effektiv als schriftliche Dokumentation und andere Referenzmaterialien. Die mündliche Kommunikation führt auch oft zum Verlust von Informationen.

Daraus können folgende Probleme entstehen:

• Unzureichende Leistung. Die Produktivität des neuen Teams kann genau deshalb sinken, weil während der Projektübergabe wichtige Informationen verloren gegangen sind.
• Zeitverschwendung. Aufgrund mangelnder Dokumentation oder Informationen weiß Ihr neues Team möglicherweise einfach nicht, was als Nächstes mit dem erhaltenen Projekt zu tun ist. Um dies zu bewältigen, wird Zeit benötigt, um zu forschen und eine Lösung für die weitere Entwicklung zu finden. Diese Zeit hätte gespart werden können, wenn die Projektübernahme reibungslos verlaufen wäre.

Implementierung der Projektübergabe: Wie man Anbieter reibungslos wechselt

Haben Sie eine Produkt-Roadmap

Dieses wichtige Dokument zeigt die geplante Entwicklung des Softwareprodukts. Es wird Ihrem neuen Team auch zeigen, was bereits als Teil der Projektentwicklung gemacht wurde und was in naher Zukunft noch zu tun bleibt, damit alle Ziele erreicht werden. Werfen wir einen schnellen Blick auf die Schritte zur Erstellung einer Roadmap.

• Analysieren Sie die Gesamtsituation des Produkts
• Erstellen Sie eine Strategie zur Projektentwicklung
• Erstellen Sie einen Projektimplementierungsplan
• Definieren Sie Projektrollen und Verantwortlichkeiten
• Bewerten Sie Risiken
• Erstellen, genehmigen und verbessern Sie die Übergabe-Roadmap (unten zeigen wir Ihnen, wie man das macht)

Beginnen Sie früh

Beginnen Sie die Projektübergabe so früh wie möglich, und Sie geben beiden Teams genügend Zeit, effektiv zu kommunizieren und alle Unklarheiten über das Projekt zu klären. Das abgehende Team kann sicherstellen, dass das Projekt in verantwortungsvollen Händen ist, während das neue Team die Möglichkeit bekommt, alle Projektdetails zu erfahren.

Stellen Sie detaillierte Dokumentation bereit

Dies geht der Projektübernahme voraus und liegt in der vollen Verantwortung Ihres aktuellen Softwareentwicklungsanbieters. Das Aktualisieren der Projektdokumentation bestätigt nicht nur das Verständnis des Projekts durch alle Mitglieder des aktuellen Teams, sondern trägt auch erheblich zur schnellen Eingewöhnung des neuen Teams in das Projekt bei.

Stellen Sie sicher, dass Wissen vielseitig übertragen wird

Projektwissen kann über mehrere Kanäle übertragen werden, einschließlich Videotutorials und Ressourcenlisten. Das Teilen früherer Umwege und Hindernisse erleichtert die Übergabe erheblich.

Besitzen Sie Code und Infrastruktur

Eine Frage, die Sie Ihrem Softwareentwicklungsdienstleister vor Vertragsunterzeichnung stellen müssen, ist, wer den Quellcode besitzt. Wenn aus irgendeinem Grund nicht Sie der Besitzer sind, kann der gesamte Prozess der Übergabe eines Projekts an ein neues Team zu einem endlosen Albtraum werden. Wenn Sie der Besitzer des Quellcodes sind, was vorzuziehen ist, dann ist das Verfahren vereinfacht. Daher empfehlen wir Ihnen, sicherzustellen, dass eine Klausel über das Eigentum am Quellcode im Vertrag mit Ihrem Softwareentwicklungspartner enthalten ist.

Erhalten Sie Zugang zu allen Drittanbieterdiensten

Softwareentwicklung beinhaltet üblicherweise Integrationen mit vielen Produkten und Diensten von Drittanbietern. Ihr aktuelles Projektteam hat höchstwahrscheinlich ihre Konten verwendet, um auf Server, Git-Repositories und Code zuzugreifen oder hat sich möglicherweise in Ihrem Namen bei Drittanbieterdiensten angemeldet. Wenn Sie ein Projekt an ein anderes Unternehmen übergeben, stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu allen notwendigen Drittanbieterdiensten haben. Ihr neues Team wird Sie höchstwahrscheinlich nach diesem Zugang fragen.

Bereinigen Sie den Code

Der Plan für den Übergang Ihres Projekts von einem Anbieter zu einem anderen setzt sauberen, hochwertigen und gut strukturierten Code voraus. Dies zu gewährleisten hilft Ihnen, schmerzlos Softwareentwicklungsanbieter zu wechseln.

Um die Übernahme eines bestehenden Teams zu vereinfachen, stellen Sie sicher, dass Sie:

• Den Code in logische Teile aufteilen
• Aussagekräftige Namen verwenden, um die Struktur Ihres Projekts zu erhalten
• Jeder Funktion ein Ziel zuweisen
• Ein Wort für jedes gegebene Konzept verwenden
• Keine Ausgabeargumente verwenden

Eng mit beiden Teams zusammenarbeiten

Im Übergabeprozess sind nicht nur technische Aspekte wichtig, sondern auch Managementaspekte, die die Teams betreffen. Hier sind einige Tipps für die Zusammenarbeit mit Ihren abgehenden und kommenden Teams.

Abgehendes Team:

• Greifen Sie auf den Code zu und finden Sie dessen Status heraus. Dies wird Ihrem kommenden Team helfen, Fehler und Doppelarbeit zu vermeiden.
• Drücken Sie Ihre Dankbarkeit gegenüber Ihrem früheren Team für eine gut gemachte Arbeit aus. Es gibt viele Gründe für die Übernahme eines bestehenden Teams, und es ist wahrscheinlich, dass Sie mit etwas bezüglich des abgehenden Teams unzufrieden sind. Dies ist jedoch kein Grund, die Beziehungen vollständig abzubrechen.

Kommendes Team:

• Es ist wichtig, Ihr neues (kommendes) Team komfortabel zu halten, damit sie effektiv am Produkt arbeiten können.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr neues Team alle Unterstützung und Materialien hat, die es braucht, um die Arbeit zu erledigen.
• Haben Sie Geduld. Das kommende Team wird einige Zeit benötigen, um sich mit allen Aspekten des Produkts vertraut zu machen.

 

S-PRO Legacy-Projekte

Mevo

Lösung zur Steigerung des Verkaufs von weltberühmten Marken

Eine Plattform, die großen Marken und Herstellern hilft, direkt mit Einzelhandelsverkäufern zu arbeiten und ihren Verkauf durch Umfragen und Schulungen zu steigern.

HubSpring

Gesundheitstechnologie-Ökosystem für Krankenhauspersonal

Eine Managementplattform, die sofortigen Zugang zu allen Patienteninformationen ermöglicht, die Planung und Kommunikation unter Ärzten vereinfacht und die Effizienz im Gesundheitswesen verbessert.

Virtuoso

Technologielösung, die den Verkaufszyklus um das Vierfache verkürzt

Eine Tablet-App, die Vertretern von Millenium Mats, dem größten Mattenhersteller, hilft, den Verkaufsprozess durch Visualisierung von Designs auf Fußmatten zu beschleunigen und zu automatisieren.

Job Done

Mitarbeitermanagementplattform für das Gastgewerbe

Personalmanagementplattform für Schweizer Gastronomie- und Hotelbetriebe, die die Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung automatisiert und optimiert.

 

Übergabe-Checkliste und Vorlagen beim Wechsel Ihres Outsourcing-Anbieters

Das S-PRO-Team hat mehr als 300 Softwareprojekte in verschiedenen Bereichen geliefert: FinTech, Gesundheitswesen, Energie, Einzelhandel, Gastgewerbe und andere. Wir haben 25 Projekte von einem anderen Anbieter übernommen und erfolgreich abgeschlossen, daher haben wir viel Erfahrung mit Projektübergaben für unsere Kunden.

 

Basierend auf dieser Erfahrung haben wir eine Projektübergabe-Checkliste vorbereitet, die Sie verwenden können, um Ihren technischen Partner zu wechseln, ohne Ihr Projekt und seine Nutzer zu schädigen.

Planung ist der Schlüssel

1. Identifizieren Sie Teammitglieder und das Ziel für den Übergang

Zuerst entscheiden Sie, wer am Übergabeprozess von beiden Seiten beteiligt sein wird. Aus unserer Erfahrung sind dies in der Regel ein Teamleiter, ein Projektmanager, ein Business-Analyst, Entwickler und Designer. Jede Person sollte eine klare Rolle und Interessen am Projekt haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer die Projektübergabe durchführen wird und dass sie alles Notwendige haben, um mit Ihrem Produkt zu arbeiten, wenn die Übergabe abgeschlossen ist.

2. Setzen Sie eine Frist für die Projektübernahme

Geben Sie das Datum an, bis zu dem Sie den Übergang zu einem anderen Unternehmen abschließen möchten. Berücksichtigen Sie die Menge der Informationen, die vom abgehenden Team an das kommende Team übermittelt werden. Vereinbaren Sie diese Frist mit allen Beteiligten der Übergabe. Berücksichtigen Sie auch die Bedingungen, die im Kooperationsvertrag mit dem abgehenden Softwareanbieter festgelegt sind.

3. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Es ist nicht nötig, Ihren Kommunikationsplan kompliziert zu gestalten. Aber stellen Sie sicher, dass darin angegeben ist, wer welche Daten wann und an wen weitergeben soll.

Wissenstransfer

4. Erstellen Sie ein Readme-Dokument und halten Sie es aktuell

Ein umfassendes Readme-Dokument muss Folgendes enthalten:

• eine Produktbeschreibung
• Schritte zur Einrichtung des Projekts
• wie man das Projekt lokal ausführt
• wie man eine Verbindung zu APIs und Drittanbieterdiensten herstellt
• wie man ein Produkt in der Produktion einsetzt
• API-Dokumentation
• eine Beschreibung der Architektur und des Designs
• alle weiteren Informationen, die das Projekt für ein neues Team vereinfachen würden

5. Organisieren Sie Interviews und eine Einführung in das neue System

Die Durchführung von Wissensaustauschsitzungen ist unglaublich hilfreich, wenn man Softwareentwicklungsunternehmen wechselt. Dies schafft eine günstige Atmosphäre für Kommunikation, Fragen und Klarstellungen.

Liefergegenstände

6. Eigentum am Codebasis

Wenn Sie Ihre Codebasis nicht besitzen (wenn sie nicht an Ihr Repository auf GitHub, GitLab oder Bitbucket gesendet wurde), empfehlen wir Ihnen, Zugang dazu über Git zu erhalten oder sie als ZIP-Archiv zu erhalten.

7. Eigentum an Konten und Anmeldeinformationen

Erhalten Sie eine vollständige Liste der Drittanbieterdienste und -werkzeuge von Ihrem abgehenden Team. Sie können nach Links und Anmeldeinformationen für AWS-Hosting/Server, Datenbanken, Google Play Store / App Store-Konten, Mail-Service-Anwendungen, SSL-Zertifikate usw. Fragen.

In einer idealen Welt wurden diese Konten von Ihnen als Projektinhaber erstellt. Wenn die Konten unter Verwendung der geschäftlichen oder persönlichen E-Mail-Adresse einer Person aus Ihrem abgehenden Team erstellt wurden, müssen sie Ihnen das Eigentum übertragen.

8. Administratoraccount und Demokonto für Anwendungen

Erhalten Sie Administratorlinks und Anmeldeinformationen für jede Umgebung. Wenn Ihr abgehendes Team Demokonten mit wertvollem In-App-Inhalt verwendet hat, bitten Sie sie, Anmeldeinformationen für diese Konten mit einer kurzen Beschreibung dessen bereitzustellen, was jemand dort nach dem Einloggen finden könnte.

Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu allen Dokumentationen haben. Üblicherweise werden Jira, Confluence und Google Drive verwendet, um diesen Teil des Projekts zu verwalten. Ihnen müssen Anmeldeinformationen für Konten bereitgestellt werden, die es Ihnen ermöglichen, die benötigten Informationen zu exportieren. Wenn Sie zu Beginn des Projekts Ihre eigenen Konten eingerichtet haben, erleichtert dies die Übergabe.

Projektübergabebeispiele: Beispiele für einen effektiven Übergang

Bei Projektübergaben ist ein gut definierter Prozess entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Ein Beispiel für eine reibungslose Projektübergabe ist JobDone.

Wir werden uns auf den Fall von JobDone konzentrieren, eine Personalmanagementplattform für Schweizer Hotelbetriebe, und die verwendete Projektübergabevorlage, Dokumentation, Checkliste und den Plan besprechen, die eine erfolgreiche Übergabe sicherstellten.

JobDone: Ein kurzer Überblick

JobDone ist eine fortschrittliche Personalmanagementplattform, die für Schweizer Hotelbetriebe entwickelt wurde. Der Kunde wandte sich an unser Team, nachdem er mit der Leistung des vorherigen Entwicklungsteams unzufrieden war.

Unser Ziel war es, ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern und die Skalierbarkeit des Teams zu gewährleisten. Mit JobDone zielten wir darauf ab, die Mitarbeiterplanung und die Zeiterfassung zu automatisieren und zu optimieren und eine nahtlose Lösung für die Gastgewerbeindustrie in der Schweiz zu bieten.

Der Übergabeprozess

Der Projektübergabeprozess für JobDone umfasste mehrere Schritte, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Zunächst erstellten wir eine Projektübergabevorlage, die als Rahmen für die Dokumentation aller notwendigen Informationen diente. Diese Vorlage enthielt Abschnitte für kritische Projektdetails, wie Projektziele, Liefergegenstände, Meilensteine und Zeitpläne.

Wir bereiteten eine umfassende Projektübergabedokumentation vor, die den Designprototyp und die Hauptmerkmale der JobDone-Website und -App beschrieb. Diese Dokumentation diente dem zukünftigen Entwicklungsteam als Referenz und verschaffte ihnen ein klares Verständnis des Projektumfangs und der Anforderungen.

Um einen systematischen Ansatz zu gewährleisten, entwickelten wir auch eine Projektübergabecheckliste. Diese Checkliste enthielt alle Aufgaben und Maßnahmen, die während des Übergabeprozesses erforderlich waren. Sie umfasste Bereiche wie Code-Review, Wissenstransfer, Tests und Qualitätssicherung. Durch die Befolgung dieser Checkliste stellten wir sicher, dass während des Übergangs keine kritischen Schritte ausgelassen wurden.

Schließlich wurde ein Projektübergabeplan erstellt, um die Gesamtstrategie für den Übergang zu skizzieren. Dieser Plan enthielt Details zur Teamkoordination, Kommunikationskanälen und Schulungssitzungen, um das neue Team mit dem notwendigen Wissen und den erforderlichen Fähigkeiten auszustatten.

Gelieferter Wert und Begegnungen mit Herausforderungen

Der Projektübergabeprozess für JobDone brachte erheblichen Mehrwert für den Kunden und die Gastgewerbebranche in der Schweiz. Indem das allgemeine Problem der Mitarbeiterplanung in Restaurantbetrieben gelöst wurde, vereinfachte JobDone das Personalmanagement für Cafés, Hotels, Restaurants, Bars und Fitnessstudios.

Allerdings war der Projektübergabeprozess nicht ohne Herausforderungen. Eine der Hauptprobleme, denen wir gegenüberstanden, war die Abstimmung der Designvision unseres Kunden mit den Markterwartungen. Der Kunde hatte eine klare Vorstellung davon, wie die Website und App aussehen sollten. Unser Designer arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um geeignete Lösungen vorzuschlagen und gleichzeitig ein benutzerfreundliches Design zu gewährleisten.

Innovationen in den Praktiken der Projektübergabe

Traditionell haben sich Projektübergaben auf manuelle Prozesse verlassen, die oft zu Verzögerungen, Missverständnissen und dem Verlust wichtiger Informationen führten. Jedoch ermöglichen technologische Fortschritte und die Entstehung innovativer Methoden, dass sich die Praktiken der Projektübergabe schnell weiterentwickeln, um den Anforderungen der modernen Projektmanagementlandschaft gerecht zu werden.

Künstliche Intelligenz (KI) kann die Erstellung von Projektdokumentationen wie Anforderungsspezifikationen, Design-Dokumente und Testergebnisse optimieren. KI kann auch erste Entwürfe von Übergabevorlagen generieren, die Projektmanager für ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. Einige Projektmanagement-Softwaretools bieten jetzt KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung der Projektübergabe an.

Die Zukunft der Projektübergaben deutet auf strukturiertere und optimierte Prozesse hin, unterstützt durch Technologie. Zu den aufkommenden Best Practices gehören:

• Standardisierte, aber anpassbare Übergabevorlagen. Eine Standardvorlage stellt sicher, dass wichtige Informationen erfasst werden, ermöglicht aber Anpassungen basierend auf Projekttyp und -komplexität. Merkmale wie modulare Abschnitte, anpassbare Dateiformate und integrierte Automatisierung ermöglichen es Vorlagen, Struktur zu bieten und gleichzeitig auf Projektbedürfnisse zugeschnitten zu sein.
• Detaillierte Projektübergabe-Checkliste. Eine Checkliste aller kritischen Aufgaben, Dokumente und Verfahren, die für eine nahtlose Übergabe erforderlich sind. Intelligente Checklisten, die von KI unterstützt werden, gewährleisten Vollständigkeit und Konformität der Übergabe.
• Mehrstufiger Projektübergabeplan. Ein Übergabeplan, der zu Beginn des Projekts beginnt und den gesamten Lebenszyklus umfasst, führt zu einem systematischeren Ansatz, anstatt einer überstürzten Übergabe am Ende. Predictive Analytics wird helfen, Übergaberisiken proaktiv zu identifizieren und zu mindern und so einen optimalen schrittweisen Plan für jede Phase der Übergabe zu erstellen.
• Projektübergabedokumentation. Sie dient als umfassendes Protokoll der Projektaktivitäten, Entscheidungen und Ergebnisse, das es dem empfangenden Team ermöglicht, den Kontext des Projekts zu verstehen und nahtlos fortzufahren. Sie können KI-gestützte Tools während der Übergaben verwenden, um Dokumente zu analysieren und wichtige Informationen automatisch zu extrahieren.

Ein gut definierter Projektübergabeplan fungiert als Fahrplan, der den nahtlosen Transfer von Verantwortlichkeiten von einem Team zum anderen leitet. KI-gestützte Projektübergabevorlagen werden immer beliebter und erleichtern effektive Projektübergaben.

Hauptaspekte einer Projektübergabe mit S-PRO

• Code-Review und Audits zur Erkennung und Meldung von Fehlern
• Produkttests und Debugging zur Verbesserung der Projektqualität
• Projektmanagement zur Steuerung des Projektworkflows, des Umfangs, der Fristen und des Budgets
• Anpassung von Altsystemen für die Arbeit mit modernen Systemen
• Servermigration für Transformation oder Cloud-Adoption
• Code-Dokumentation zur Zusammenarbeit an einem Produkt

Kenne das Produkt

Der Übergang von einem Entwicklungsteam zu einem anderen ist ein langer und komplizierter Prozess. Aber Sie werden gut abschneiden, wenn Sie die Projektübernahme im Voraus planen. Dazu müssen Sie Ihr Projekt und alles, was zu seiner Entwicklung gehört, verstehen.

Wenn Sie alle beschriebenen Verfahren befolgen, wird Ihr neues Team schneller starten und innerhalb kurzer Zeit maximal effizient werden.

Und was auch immer passiert, übernehmen Sie immer den Übergabeprozess selbst, indem Sie die von uns oben bereitgestellte Geschäftsübernahme-Checkliste verwenden. Denken Sie daran: Eine Übergabestraßenkarte ist tatsächlich ein Projektübergangsplan für den Wechsel von einem Anbieter zum anderen.

Und natürlich steht Ihnen unser Team von Experten zur Verfügung, um zu helfen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung, wie Sie einen Softwareentwicklungsdienstleister reibungslos wechseln können. Wir sind bereit, Sie auf dieser Reise zu unterstützen und alle schweren Aufgaben zu übernehmen.

FAQ

Warum brauche ich eine Projektübergabe?

Ein korrekter Übergabeprozess stellt sicher, dass die weitere Arbeit am Projekt erfolgreich ist sowie die einfache und korrekte Implementierung von Änderungen und Verbesserungen.

Je korrekter dieser Prozess durchgeführt wird, desto einfacher wird das Produkt vom Entwicklungsteam und den Endnutzern verstanden. Die Art der Projektübergabe beeinflusst die Produktivität des neuen Teams, wenn weitere Projektentwicklung und -unterstützung erforderlich sind.

Was ist Legacy-Code?

Der wichtigste Teil eines jeden Softwareprojekts ist der Code selbst. Also, was ist Legacy-Code? Einfach ausgedrückt, ist es Anwendungsquellcode, der nicht mehr unterstützt wird. Legacy kann auch verwendet werden, um nicht unterstützte Betriebssysteme und Hardware zu beschreiben. Legacy-Code ist:

• ungetestet oder nicht testbar
• unflexibel
• belastet durch technische Schulden

Was sind S-PRO-Übernahmedienste?

Wir bieten folgende Übernahmedienste an: Altsysteme, Servermigration, Code-Dokumentation, Code-Review, Qualitätssicherung, Projektmanagement.